Die Kassen-Nachschau in Deutschland: Was Händler wissen sollten
Die Kassen-Nachschau ist seit Anfang 2018 ein zentrales Element der Finanzkontrolle in Deutschland. Sie dient dazu, die ordnungsgemäße Kassenführung und Abrechnung von Unternehmen sicherzustellen.
In diesem Blogartikel befassen wir uns genauer mit der Kassen-Nachschau und geben einen Überblick, worauf Händler achten sollten, um auf die Kassen-Nachschau vorbereitet zu sein.
Was ist die Kassen-Nachschau?
Die Kassen-Nachschau ist eine unangekündigte Überprüfung der Kassenaufzeichnungen und -systeme von Unternehmen durch die Finanzbehörden. Ihr Ziel ist es, Datenmanipulation und Steuerhinterziehung zu verhindern, indem sie prüft, dass Unternehmen ihre Einnahmen korrekt erfassen und versteuern. Werden bei der Überprüfung der Kasse Unstimmigkeiten entdeckt, können zusätzliche steuerliche Überprüfungen wie etwa eine umfassende Betriebsprüfung durchgeführt werden.
Welche rechtlichen Grundlagen gelten für die Kassen-Nachschau?
Damit Händler mögliche Sanktionen vermeiden können, müssen sie über die rechtlichen Verpflichtungen informiert sein und diese erfüllen. Gemäß § 146b der Abgabenordnung (AO) haben die Finanzbehörden das Recht, unangekündigte Kassen-Nachschauen während der Geschäftszeiten durchzuführen. Dabei dürfen sie Geschäftsräume betreten, Unterlagen prüfen und Daten aus Kassensystemen auslesen, allerdings nichts mitnehmen oder öffnen.
Ansprechpartner ist dabei der Steuerpflichtige bzw. Inhaber, die Kassen-Nachschau kann aber auch unter Anwesenheit eines Mitarbeitenden mit Kassenumgang erfolgen. Um den Prozess transparenter zu machen und zur relevanten Zeit verfügbar zu sein, fordern die Handwerkskammern daher eine verpflichtende Anmeldung der Kassen-Nachschau und genauere Richtlinien.
Wie läuft die Kassen-Nachschau ab?
Eine Kassen-Nachschau kann ohne Vorankündigung zu jedem Zeitpunkt während der Geschäftszeiten erfolgen. Die PrüferInnen des Finanzamts können entweder inkognito als KundIn in Erscheinung treten und einen versteckten Testkauf tätigen oder eine offensichtliche Prüfung durchführen. Bei Testkäufen in öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen müssen sich PrüferInnen nicht ausweisen, wird allerdings Zugang zu weiteren Unterlagen erforderlich, müssen sie sich zu erkennen geben.
Geprüft wird dabei Folgendes:
Ist ein elektronisches und manipulationssicheres Kassensystem vorhanden?
Die FinanzbeamtInnen prüfen, ob ein Kassensystem im Einsatz ist, das elektronische Aufzeichnungen ermöglicht. Dabei wird insbesondere darauf geachtet, ob das System den gesetzlichen Anforderungen entspricht und die Daten vor nachträglicher Manipulation geschützt sind. Die Schnittstelle für den Export von Daten ist in der Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) geregelt.
Werden Kassenaufzeichnungen ordnungsgemäß durchgeführt?
Dazu gehören unter anderem die kontinuierliche Nummerierung der Belege, die Erfassung von Datum und Uhrzeit für jede Transaktion, die genaue Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben sowie die Angabe des verwendeten Zahlungsmittels.
Werden Kassenaufzeichnungen korrekt aufbewahrt?
Kontrolliert wird, ob die gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrung der Kassenaufzeichnungen eingehalten werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt für Unternehmen und Selbstständige in der Regel zehn Jahre.
Stimmen Kassenbestand und Aufzeichnungen überein?
Es wird geprüft, ob der Kassenbestand mit den erfassten Einnahmen und Ausgaben übereinstimmt und ob die Kassenführung lückenlos dokumentiert ist.
Bei der Kassen-Nachschau werden die Kontrollen in der Regel anhand von Einsichtnahme in die Kassenaufzeichnungen, Auslesen der elektronischen Daten und Befragung des Unternehmers oder der Mitarbeitenden durchgeführt. Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Kassenführung korrekt und transparent erfolgt, um potenzielle Manipulationen und Steuerhinterziehung zu verhindern.
So sind Sie auf die Kassen-Nachschau vorbereitet
Ist der Hauptansprechpartner (etwa die Geschäftsführung) nicht jederzeit erreichbar, ist es wichtig, MitarbeiterInnen mit Kassenumgang über eine mögliche Kassen-Nachschau und ihre Anforderungen zu informieren, damit sie als AnsprechpartnerInnen mit den PrüferInnen kommunizieren können.
Die Kassen-Nachschau legt besonderes Augenmerk auf die eingesetzten Kassensysteme. Diese müssen den rechtlichen Anforderungen entsprechen und manipulationssicher sein. Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) regelt nach Ablauf von Übergangsfristen seit Anfang 2023, dass alle elektronischen Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen. Hierbei ist besonders wichtig, dass die verwendete TSE durch das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zertifiziert ist und regelmäßige Updates durchgeführt werden.
Die Kassen-Nachschau prüft auch die ordnungsgemäße Buchführung und die Einhaltung der Aufzeichnungspflichten. Händler müssen ihre Einnahmen lückenlos erfassen und aufbewahren. Ist im Betrieb bereits ein elektronisches Kassensystem vorhanden, ist die Prüfung innerhalb kürzester Zeit abgeschlossen, da alle relevanten Daten automatisch erfasst und manipulationssicher jederzeit abgerufen werden können. Die cloudbasierte KassenSichV TSE von fiskaly ist rechtskonform und lässt sich einfach in Ihr POS System integrieren.
Durch die Belegausgabepflicht (Bonpflicht) ist die Kassen-Nachschau in Form eines Testkaufs mit visueller Sichtprüfung ebenfalls schnell durchführbar, da die relevanten abgesicherten TSE-Daten über die Prüf-QR-Codes direkt auf dem Bon sichtbar sind. Ist ein QR-Code auf dem Kassenbon nicht eingebunden, wird über die TSE ein Zugang zu TAR-Files mit erweiterten TSE-Daten benötigt, um die Kassen-Nachschau erfolgreich abzuschließen.
Zusammengefasst
Um für eine Kassen-Nachschau gerüstet zu sein, sollten Händler einige wichtige Maßnahmen ergreifen. Dazu gehören unter anderem die sorgfältige Dokumentation von Geschäftsvorfällen, die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben für Aufbewahrungsfristen sowie die regelmäßige Schulung von MitarbeiterInnen mit Kassenumgang, was im Falle einer Kassen-Nachschau zu erwarten ist.
