Belegausgabepflicht in Deutschland
Die Belegausgabepflicht wurde im Rahmen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) eingeführt. Sie verpflichtet Unternehmen, für jede Transaktion einen Beleg zu erstellen, sei es in Papierform oder digital. Ziel ist es, Manipulationen zu verhindern und eine lückenlose Dokumentation sicherzustellen.
Was ist die Belegausgabepflicht?
Seit dem 1. Januar 2020 gilt in Deutschland die Belegausgabepflicht. Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen müssen für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg ausstellen. Diese Regelung soll Steuerhinterziehung verhindern und die Transparenz bei Transaktionen erhöhen. Doch welche Anforderungen gibt es, und wie lässt sich die Pflicht technisch umsetzen?
Wer ist von der Belegausgabepflicht betroffen?
Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen
Die Belegausgabepflicht gilt für alle Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen, wie sie im Einzelhandel, in der Gastronomie oder im Handwerk üblich sind. Sie betrifft jede Transaktion, unabhängig von der Zahlungsart, und dient der Transparenz und Verhinderung von Steuerhinterziehung.
Gibt es Ausnahmen?
Ausgenommen sind BetreiberInnen offener Ladenkassen und KleinunternehmerInnen ohne elektronische Kassensysteme. Bei nachgewiesenen Härtefällen können Unternehmen zudem eine Befreiung bei der zuständigen Finanzbehörde beantragen.
Anforderungen an Kassenbelege
Ein gesetzlich konformer Kassenbeleg muss verschiedene Pflichtangaben enthalten, um die Nachvollziehbarkeit der Transaktionen zu gewährleisten. Dazu zählen insbesondere:
- Name und Anschrift des Unternehmens: Identifiziert eindeutig den ausstellenden Betrieb.
- Datum und Uhrzeit der Transaktion: Dokumentiert den Zeitpunkt der Leistungserbringung oder des Verkaufs.
- Art und Menge der verkauften Waren oder Dienstleistungen: Stellt sicher, dass der Geschäftsvorgang vollständig und transparent erfasst ist.
- Rechnungsbetrag und Steuersatz: Zeigt die Gesamtsumme sowie die darauf entfallende Umsatzsteuer.
- Transaktionsnummer: Dient der eindeutigen Zuordnung der Transaktion im Kassensystem.
- TSE-Daten: Enthalten technische Sicherheitsmerkmale, wie Prüfwert und Signaturzähler, die Manipulationen verhindern sollen.
Diese Angaben sind essenziell, um die gesetzlichen Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) zu erfüllen und eine revisionssichere Dokumentation zu gewährleisten.
Papier- vs. digitale Belege
Unternehmen haben die Wahl zwischen herkömmlichen Papierbelegen und modernen digitalen Belegen. Digitale Belege punkten mit zahlreichen Vorteilen: Sie senken Kosten, schonen die Umwelt und bieten gleichzeitig eine komfortable und effiziente Lösung für Kunden und Unternehmen.
TSE und DSFinV-K: Grundlage für eine gesetzeskonforme Belegausgabepflicht
Die Belegausgabepflicht erfordert, dass Transaktionsdaten manipulationssicher erfasst und dokumentiert werden. Hierfür spielen die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) eine entscheidende Rolle:
Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) besteht aus zwei wesentlichen Komponenten, die dafür sorgen, dass Transaktionsdaten manipulationssicher erfasst und gespeichert werden:
- Sicherheitsmodul: Dieses Modul signiert jede Transaktion, um deren Unveränderbarkeit sicherzustellen und Manipulationen zu verhindern.
- Speichermedium: Hier werden die signierten Transaktionsdaten revisionssicher und gesetzeskonform archiviert.
DSFinV-K – Wichtiger Standard für Kassen-Nachschauen
Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) ist keine direkte Komponente der TSE, aber dennoch ein essenzieller Bestandteil für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Sie definiert ein standardisiertes Format für den Export von Kassendaten und Prozessinformationen. Damit erleichtert die DSFinV-K Kassen-Nachschauen und Betriebsprüfungen durch die Finanzbehörden erheblich und sorgt für klare, prüfbare Datenstrukturen.
Belegausgabepflicht 2025: Leitfaden für Ihr Kassensystem
Erhalten Sie wertvolle Einblicke in die Belegausgabepflicht und die gesetzlichen Anforderungen.
Hintergrundwissen zur Belegausgabepflicht und der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE).
Erfahren Sie, wie Sie Ihr Kassensystem gesetzeskonform und zukunftssicher aufstellen.
Vorteile digitaler Belege für Unternehmen
Kosteneinsparungen
Die Umstellung auf digitale Belege reduziert Ausgaben für Papier, Drucker und deren Wartung erheblich, was die Betriebskosten senkt.
Nahtlose Integration
Digitale Belege lassen sich problemlos in bestehende digitale Geschäftsprozesse und Systeme integrieren, ohne großen technischen Aufwand.
Flexible Belegausgabe
Unternehmen können Belege flexibel über verschiedene Kanäle bereitstellen, wie per E-Mail, QR-Code oder digitale Wallets, und so den Kundenbedürfnissen gerecht werden.
Belege digitalisieren mit fiskaly
Unsere digitale Beleglösung ermöglicht eine einfache und sichere Umsetzung. Sie ist DSGVO-konform und lässt sich nahtlos in bestehende Kassensysteme integrieren – eine effiziente und zukunftsfähige Lösung für Unternehmen.
Vorteile digitaler Belege für KundInnen
Bequeme Handhabung
Digitale Belege können leicht gespeichert, weitergeleitet und organisiert werden, sodass Papierchaos der Vergangenheit angehört.
Nachhaltigkeit
Die digitale Ausgabe schont wertvolle Ressourcen wie Papier und trägt aktiv zu einer umweltfreundlicheren Zukunft bei.
Schneller Zugriff
Belege sind jederzeit und überall einfach abrufbar, beispielsweise für Garantiefälle oder Rückgaben, ohne dass physische Belege aufbewahrt werden müssen.
Mit fiskaly
Unsere digitale Beleglösung sorgt für maximale Nutzerfreundlichkeit und Datenschutz. KundInnen erhalten Belege unkompliziert und sicher – auf Wunsch direkt digital und ohne zusätzlichen Aufwand.
FAQs zur Belegausgabepflicht
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