§ 146 AO und § 146a AO: Ordnungsvorschriften für Kassensysteme verständlich erklärt

§ 146 Abgabenordnung (AO) formuliert die zentralen Anforderungen an die Buchführung und Aufzeichnungspflichten, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Diese Regelungen sind essenziell, um Manipulationen zu verhindern und die ordnungsgemäße Erfassung von Geschäftsvorfällen sicherzustellen.

Die Kernanforderungen von § 146 AO

Einzelaufzeichnungspflicht und Nachvollziehbarkeit

Gemäß § 146 Abs. 1 AO müssen Buchungen und Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Dies bildet die Grundlage für die lückenlose Dokumentation, insbesondere bei Kassensystemen. Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht nur, wenn Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen gegen Barzahlung verkauft werden – es sei denn, ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO wird verwendet.

Datenintegrität: Schutz vor Manipulation

Eine zentrale Anforderung des § 146 Abs. 4 AO ist die Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen. Nachträgliche Änderungen dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht unkenntlich machen, und jede Änderung muss eindeutig nachvollziehbar sein. Für Kassensysteme bedeutet dies, dass manipulationssichere Technologien wie technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) erforderlich sind.

Aufbewahrung und Verfügbarkeit von Daten

Daten, die auf Datenträgern gespeichert werden, müssen gemäß § 146 Abs. 5 AO jederzeit verfügbar und lesbar sein. Diese Anforderungen sind besonders relevant für digitale und cloudbasierte Lösungen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Daten effizient und gesetzeskonform zu verwalten.

§ 146 AO als Basis für spezifische Anforderungen: Der Zusammenhang mit § 146a AO

Während § 146 der deutschen Abgabenordnung (AO) den rechtlichen Rahmen vorgibt, definiert § 146a AO die spezifischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme, die in Kassensystemen eingesetzt werden. Beide Paragraphen greifen ineinander: § 146 AO fordert die Einhaltung allgemeiner Ordnungsvorschriften, während § 146a AO technische und organisatorische Maßnahmen für Kassensysteme konkretisiert.

§ 146a AO: Pflicht zur manipulationssicheren Erfassung von Kassenvorgängen

Um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Kassensystemen zu erhöhen, fordert § 146a AO die Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme, die jeden einzelnen Kassenvorgang manipulationssicher erfassen müssen. Für Unternehmen und Kassenanbieter bedeutet dies vor allem eines: Ihre Kassensysteme müssen den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen und sicherstellen, dass keine nachträglichen Veränderungen an den Daten möglich sind. Im folgenden Abschnitt erklären wir, was genau hinter § 146a AO steckt, wie diese Vorschrift umgesetzt wird und warum die Cloud-TSE SIGN DE von fiskaly besonders sinnvoll ist.

§ 146a AO und die Anforderungen im Detail

Gemäß § 146a AO gelten klare Ordnungsvorschriften für die Buchführung. Alle steuerlich relevanten Kassenvorgänge müssen mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst werden, das gegen Manipulationen geschützt ist. Für Kassenanbieter und deren Kunden bringt das strenge Aufzeichnungspflichten, aber auch Vorteile: die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und die Steigerung von Transparenz und Sicherheit.

Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146a AO Satz 1

Nach § 146a AO Satz 1 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme jeden Geschäftsvorfall einzeln, vollständig und korrekt erfassen. Diese sogenannte Einzelaufzeichnungspflicht ist für Kassensysteme verpflichtend und gewährleistet eine lückenlose Nachverfolgbarkeit aller Transaktionen. Beispielsweise wird jeder erstellte Kassenbon direkt im elektronischen Aufzeichnungssystem gespeichert. So können Manipulationen ausgeschlossen und eine lückenlose Nachverfolgung gewährleistet werden – ein entscheidender Vorteil bei Steuerprüfungen oder einer Kassen-Nachschau.

Belegausgabepflicht: Transparenz für Kunden

Satz 2 von § 146a AO regelt die Belegausgabepflicht. Unternehmen, die aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle erfassen, müssen einen Beleg über den Geschäftsvorfall ausstellen. Diese Ausgabe muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Transaktion erfolgen. Unter bestimmten Umständen – etwa bei Verkäufen an eine Vielzahl unbekannter Personen – kann die Finanzbehörde in besonderen Fällen Ausnahmen genehmigen – diese Befreiungen können jedoch widerrufen werden.

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Schutz vor Manipulation

Eine der zentralen Anforderungen des § 146a AO (Satz 3) ist die verpflichtende Ausstattung elektronischer Aufzeichnungssysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Diese stellt sicher, dass alle Aufzeichnungen manipulationssicher und jederzeit überprüfbar sind. fiskaly bietet mit der Cloud-TSE eine innovative Lösung, die folgende Vorteile bietet:

• Flexible Nutzung: Keine Hardware notwendig, ideal für wachsende Unternehmen.
• Einfache Integration: Kompatibel mit bestehenden Kassensystemen.
• Zentrale Verwaltung: Alle Kassensysteme können über eine zentrale Plattform gesteuert werden.
• Kosteneffizienz: Keine Anschaffungskosten für zusätzliche Hardware.

Mitteilungspflichten nach § 146a AO

Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme nutzen, unterliegen gemäß § 146a AO (Satz 4) einer Mitteilungspflicht gegenüber dem Finanzamt. Dabei müssen folgende Informationen gemeldet werden:

• Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen,
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
• Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
• Seriennummern sowie Daten zur Anschaffung oder Außerbetriebnahme des Systems. Die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder Außerbetriebnahme zu übermitteln. Diese Vorgabe gewährleistet, dass das Finanzamt jederzeit einen Überblick über die eingesetzten Systeme hat.

Vorteile der Cloud-TSE von fiskaly

Die Einhaltung der Vorschriften von § 146a AO und die Implementierung einer zertifizierten TSE bieten Unternehmen sowohl Rechtssicherheit als auch betriebliche Vorteile.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

1. Rechtssicherheit: Vermeidung von Strafen und Prüfungsproblemen durch manipulationssichere Aufzeichnungen.
2. Effizienz: Zentrale Verwaltung spart Zeit und reduziert den Wartungsaufwand.
3. Nachhaltigkeit: Cloud-Lösungen schonen Ressourcen und reduzieren den Papierverbrauch. Mit fiskaly können Steuerpflichtige alle elektronischen Aufzeichnungen geordnet und gesetzeskonform führen. Unternehmen profitieren von einer flexiblen, modernen und skalierbaren Lösung, die langfristig Effizienz und Sicherheit steigert.

Fazit: Sicherheit und Transparenz mit fiskaly

§ 146 AO bildet die Grundlage für die Digitalisierung und Sicherheit von Kassensystemen. Die klar definierten Ordnungsvorschriften stellen sicher, dass steuerlich relevante Vorgänge transparent und nachvollziehbar bleiben. § 146a AO markiert einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung und Sicherheit von Kassensystemen in Deutschland. Die Anforderungen an eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung schaffen Vertrauen und Transparenz und tragen zu einer fairen Steuererhebung bei. Mit der Cloud-TSE von fiskaly haben Kassenanbieter eine leistungsstarke Lösung an der Hand, die einfach implementiert werden kann und den höchsten gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Anwendungserlasse zu § 146a AO

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat wichtige Anwendungserlasse zu § 146a AO veröffentlicht:

• BMF-Schreiben vom 30. Juni 2023: Regelt Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme, insbesondere für Taxameter und Wegstreckenzähler.
• BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024: Präzisiert die Mitteilungspflichten, wie z. B. die Meldung der TSE-Daten an das Finanzamt. Machen Sie den nächsten Schritt: Kontaktieren Sie fiskaly, um mehr über die Cloud-TSE zu erfahren und Ihre Systeme zukunftssicher zu gestalten.