Meldepflicht 2025: Kassenmeldung beim Finanzamt
Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ist die zentrale gesetzliche Regelung in Deutschland, um Manipulationen an elektronischen Kassensystemen zu verhindern und die Transparenz von Geschäftsvorgängen zu erhöhen. Sie schreibt seit dem 1. Januar 2020 vor, dass elektronische Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen.
Ein wesentlicher Bestandteil der KassenSichV ist die Meldepflicht, die Unternehmen verpflichtet, ihre Kassensysteme beim Finanzamt zu registrieren. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Kassensysteme mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sind und den gesetzlichen Anforderungen der KassenSichV entsprechen.
Ab dem 1. Januar 2025 treten neue Regelungen zur Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme in Kraft. Diese betreffen sowohl Kassen(-systeme) als auch EU-Taxameter und Wegstreckenzähler. In diesem Artikel erfahren Sie, warum die Kassenmeldung wichtig ist, welche Daten gemeldet werden müssen und wie Sie den Prozess effizient umsetzen können.
Was ist die Kassenmeldung?
Die Kassenmeldung ist eine Verpflichtung im Rahmen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), wonach Unternehmen ihre elektronischen Kassensysteme beim zuständigen Finanzamt registrieren müssen. Durch die gemeldeten Daten haben die Finanzbehörden bereits im Vorfeld Einblick in die Anzahl und den Status der eingesetzten Kassensysteme, was den Prüfprozess vor Ort erheblich erleichtert. Dies erhöht die Transparenz und verringert das Risiko von Steuerhinterziehungen.
Gemäß §146a der Abgabenordnung (AO) und KassenSichV werden bei der Kassenmeldung alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, einschließlich der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), beim zuständigen Finanzamt registriert gemeldet. Ziel der Kassenmeldung ist es, Manipulationen an Kassensystemen zu verhindern und eine transparente Grundlage für die steuerliche Kontrolle zu schaffen. Die Übermittlung dieser Daten erfolgt standardisiert und sicher über das ELSTER-Portal mithilfe der ERIC-Schnittstelle (Elster Rich Client) oder automatisiert über die fiskaly SIGN DE x Submission API.
Die Registrierung muss vor der erstmaligen Nutzung des Kassensystems erfolgen. Zusätzlich sind Unternehmen verpflichtet, alle späteren Änderungen, wie z. B. die Außerbetriebnahme eines Kassensystems oder den Austausch der TSE, ebenfalls über die Schnittstelle zu melden. Dies stellt sicher, dass das Finanzamt stets aktuelle Informationen über die eingesetzten Kassensysteme erhält.
Wer ist von der Meldepflicht betroffen?
Die Kassenmeldepflicht betrifft alle Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden. Dazu gehören vor allem elektronische oder computergestützte Kassensysteme sowie Registrierkassen. Auch EU-Taxameter, Wegstreckenzähler (s. Änderung des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung zu § 146a) und Betriebe wie Apotheken fallen unter diese Regelung.
Welche Fristen gelten für die Mitteilungspflicht und was ändert sich ab 2025?
Mit Inkrafttreten der neuen Regelungen wird das BMF-Schreiben vom 6. November 2019 vollständig aufgehoben. Dies bedeutet, dass ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet sind, ihre elektronischen Kassensysteme beim Finanzamt zu registrieren. Diese Regelung zielt darauf ab, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei der Verwendung solcher Systeme zu erhöhen und Steuerhinterziehungen vorzubeugen.
Fristen für Kassen(-systeme)
- Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
- Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung gemeldet werden.
- Ebenso gilt, dass außer Betrieb genommene Systeme ab dem 1. Juli 2025 innerhalb eines Monats nach der Außerbetriebnahme gemeldet werden müssen.
Fristen für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler:
Diese müssen ebenfalls ab dem 1. Januar 2025 gemeldet werden, sobald sie mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sind:
- Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft oder mit einer TSE ausgerüstet wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
- Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder mit einer TSE ausgestattete Geräte sind innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder Ausrüstung zu melden.
Besonderheiten bei der Außerbetriebnahme
Vor der Meldung der Außerbetriebnahme eines Systems muss die Anschaffung bereits gemeldet sein. Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden und nicht mehr in Betrieb sind, müssen nur gemeldet werden, wenn ihre Anschaffung bereits gemeldet wurde.
Welche Angaben umfasst die Meldepflicht?
Im Rahmen der Kassenmeldung sind Unternehmen verpflichtet, eine Vielzahl an Informationen über ihre eingesetzten Kassensysteme TSE pro Betriebsstätte an das Finanzamt zu übermitteln. Details sind in § 146a Abs. 4 Satz 2 AO festgelegt:
- Art des Kassensystems: Beschreibung des eingesetzten Systems (z. B. stationäre Registrierkasse, mobile Kassensysteme, Cloud-Kassensystem)
- Seriennummer des Kassensystems: Eindeutige Identifikation der jeweiligen Kasse
- Details zur Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE): Seriennummer, Zertifikatsnummer, Hersteller und Typ der TSE
- Datum der Inbetriebnahme: Zeitpunkt, zu dem das Kassensystem erstmals genutzt wurde
- Standort der Kasse: Adresse, an der das elektronische Kassensystem verwendet wird
- Informationen zu Änderungen: Außerbetriebnahme einer Kasse, Austausch oder Aktualisierung der TSE
Diese Daten sorgen dafür, dass das Finanzamt jederzeit einen Überblick über die verwendeten Kassensysteme hat und mögliche Manipulationen ausgeschlossen werden können.
Wie müssen die Kassendaten gemeldet werden?
Die Finanzamtsmeldung muss elektronisch erfolgen. Die Daten des elektronischen Kassensystems werden manuell über das ELSTER-Portal mithilfe der ERIC-Schnittstelle übermittelt. Die Finanzamtsmeldung muss elektronisch erfolgen. fiskaly hat in Zusammenarbeit mit der hessischen Finanzverwaltung ein Pilotprojekt durchgeführt, um die automatisierte Übermittlung von Kassendaten praxisnah zu erproben. Gemeinsam mit drei Partnern wurden die ersten Meldungen erfolgreich umgesetzt, was die Funktionalität und Zuverlässigkeit der Lösung bestätigt. Die gewonnenen Erkenntnisse flossen direkt in die Entwicklung der SIGN DE x Submission API ein.
Sie möchten eine automatisierte und rechtskonforme Kassenmeldung sicherstellen?
Die fiskaly SIGN DE x Submission API ersetzt die manuelle elektronische Übermittlung über das ELSTER-Portal und bietet so eine Zeit- und Kostenersparnis durch einfache Integration und Prozessoptimierung. Die Entwicklung der API zur automatisierten Übermittlung von Kassendaten an Finanzbehörden gemäß §146a (4) AO basiert auf unserem erfolgreichen Pilotprojekt mit der hessischen Finanzverwaltung. fiskaly agiert dabei als reiner IT-Dienstleister und stellt eine technische Infrastruktur bereit, die den Prozess für Unternehmen erleichtert, ohne in die Validierung der Daten oder steuerliche Beratung einzugreifen.
Die fiskaly SIGN DE x Submission API bietet zahlreiche Vorteile:
- Automatisierung: Die API ermöglicht eine nahezu automatische Übermittlung von Kassendaten, was den manuellen Aufwand erheblich reduziert.
- Effizienz: Unternehmen sparen Zeit und Kosten durch die nahtlose Integration in bestehende Kassensysteme.
- Rechtskonformität: Die Lösung stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen gemäß §146a AO erfüllt werden.
Was sind die Fristen und Konsequenzen bei Nichteinhaltung?
Die Nichteinhaltung der Kassenmeldepflicht kann für Unternehmen erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben: Es drohen Bußgelder von bis zu 25.000 Euro (§379 AO), steuerliche Nachteile durch Schätzungen des Finanzamts sowie eine intensivere Prüfung der Buchführung, da nicht gemeldete Kassensysteme als potenziell manipulationsanfällig gelten. Zudem können strafrechtliche Konsequenzen bei nachgewiesenem Steuerbetrug folgen. Die Nachmeldung und Nachrüstung von Kassensystemen verursacht zusätzlichen Aufwand und Kosten, was die Betriebseffizienz beeinträchtigen kann.
Tipps zur einfachen Umsetzung der Kassenmeldepflicht
- Rechtzeitig mit der Umsetzung der Mitteilungspflichten befassen und Integration planen: Starten Sie frühzeitig mit der Planung und Umsetzung der neuen Anforderungen, um Engpässe oder Verzögerungen zu vermeiden.
- Rechtzeitige Meldung sicherstellen: Sorgen Sie dafür, dass die Registrierung der Kassensysteme vor der Inbetriebnahme erfolgt und Änderungen, wie Außerbetriebnahme oder Austausch der TSE, fristgerecht gemeldet werden.
- Submission API nutzen: Verwenden Sie die fiskaly SIGN DE x Submission API, um die Kassenmeldungen automatisiert und rechtskonform zu übermitteln. Die API reduziert den manuellen Aufwand, spart Zeit und stellt sicher, dass alle Anforderungen gemäß §146a AO eingehalten werden.
Fazit
Die neuen Mitteilungspflichten für elektronische Aufzeichnungssysteme stellen eine bedeutende Änderung dar, die Unternehmen frühzeitig beachten sollten. Durch die rechtzeitige Meldung der Systeme können Unternehmen sicherstellen, dass sie den neuen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und mögliche Strafen vermeiden. Je früher Sie sich mit der Umsetzung der Mitteilungspflichten befassen, desto einfacher gelingt die Integration in bestehende Prozesse. Nutzen Sie die fiskaly SIGN DE Submission API, um den Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten und Verzögerungen vorzubeugen.