E-Invoicing: Der Leitfaden zur verpflichtenden E-Rechnung ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für inländische B2B-Geschäfte verpflichtend. Diese Initiative soll Umsatzsteuerbetrug bekämpfen und gleichzeitig die Effizienz und Digitalisierung im Rechnungswesen fördern.

Beschlossen wurde die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung (e-Invoicing Pflicht) in Deutschland im Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness, dem sogenannten Wachstumschancengesetz des Bundes im März 2024.

Rechnungen und elektronische Rechnungen: Was ist der Unterschied?

Die Unterscheidung zwischen Rechnungen und elektronischen Rechnungen ist in § 2 der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) festgelegt.

Was ist eine Rechnung?

Rechnungen definiert die E-Rechnungsverordnung als "Dokumente, mit denen eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird".

Unterschieden wird bei Rechnungen zwischen folgenden Formaten:

• Strukturierte Daten (XML, z.B. XRechnung)
• Unstrukturierte Daten (z.B. PDF-, TIF-, JPEG- oder Word-Formate)
• Hybride Datenformaten (wie z.B. ZUGFeRD)

Was ist eine E-Rechnung (e-Invoice)?

Eine gültige E-Rechnung ist laut Definition der E-Rechnungsverordnung allerdings nur dann vorhanden, wenn die Rechnung

• in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird
• das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht

Für eine valide E-Rechnung ist es entscheidend, dass nicht nur die Daten elektronisch erstellt werden, sondern dass auch die Übermittlung durch den Absender und der Empfang durch den Empfänger digital erfolgen.

Welche Rechnungsdaten müssen elektronische Rechnungen enthalten?

Neben den umsatzsteuerlichen Rechnungsbestandteilen muss eine E-Rechnung zusätzlich die folgenden Daten enthalten:

• Leitweg-Identifikationsnummer
• Bankverbindungsdaten
• Zahlungsbedingungen
• E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Lieferanten- und Bestellnummer, falls sie dem Rechnungssteller bereits bei Beauftragung übermittelt wurden

Wann wird die E-Rechnung Pflicht?

Ab dem 1. Januar 2025 sind in Deutschland alle Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr mit anderen inländischen Unternehmen (im B2B Bereich) zu empfangen. Bisher bestand die Pflicht nur für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern (Behörden, öffentliche Einrichtungen).

Empfangen von elektronischen Rechnungen

Ab dem 01.01.2025 besteht die Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen. Der bisherige Vorrang der Papierrechnung und die Zustimmungspflicht für den Empfang entfallen. Das heißt, Ihre Geschäftspartner können Ihnen ab diesem Datum E-Rechnungen senden, ohne dass Ihre Zustimmung für den Erhalt erforderlich ist. Der Vorsteuerabzug erfolgt auf Basis der empfangenen elektronischen Rechnung, und es gibt keinen Anspruch auf eine alternative Rechnung wie eine Papierrechnung.

Welche Übergangsfristen gelten zur elektronischen Rechnungsstellung?

Für das Ausstellen von E-Rechnungen im B2B-Bereich wurden Übergangsfristen bestimmt, um Unternehmen Zeit für die Anpassung zu geben. Die vom Gesetzgeber festgelegten Fristen sind wie folgt:

• Bis 31. Dezember 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in nicht strukturierten Formaten (z. B. PDF) versenden, sofern eine Zustimmung des Empfängers vorliegt.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.
• Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen, unabhängig vom Umsatz.

Welche Formate sind für eine gültige E-Rechnung zulässig?

Ab dem 01.01.2025 wird eine elektronische Rechnung nur dann als gültig anerkannt, wenn die erforderlichen Rechnungsdaten in Form eines strukturierten elektronischen Datensatzes in einer XML-Datei vorliegen.

Ab diesem Zeitpunkt werden ausschließlich strukturierte elektronische Formate gemäß der europäischen Norm EN 16931 als gültige elektronische Rechnungen betrachtet, die eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglichen. Unstrukturierte Formate wie PDF genügen nicht, da sie keine Verarbeitung erlauben. Derzeit erfüllen Formate wie XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format die Normanforderungen.

Rechnungsverarbeitung mit ZUGFeRD-Format

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das speziell für den elektronischen Rechnungsverkehr in Deutschland konzipiert wurde. Es vereint ein PDF-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei, die strukturierte Rechnungsdaten enthält. Damit bietet es eine Rechnung, die sowohl lesbar ist als auch maschinell verarbeitet werden kann. Dieses Format entspricht der europäischen Norm EN 16931 und ist damit EU-weit für die elektronische Rechnungsstellung im B2B- und B2G-Bereich zugelassen.

Rechnungsverarbeitung mit dem XRechnung-Format

Im Gegensatz zum ZUGFeRD-Format enthält die XRechnung ausschließlich strukturierte XML-Daten und ist daher für die elektronische Weiterverarbeitung ausgelegt. Im Gegensatz zu hybriden Formaten gibt es bei dem Format der XRechnung keine visuell lesbare PDF-Komponente.

Erfüllt eine PDF-Rechnung die E-Rechnungspflicht?

Rechnungen im PDF-Format oder anderen nicht strukturierten elektronischen Formaten wie Word- (DOCX), Excel- (XLSX) oder Bilddateien (z.B. JPEG) erfüllen die Anforderungen einer E-Rechnung ab 1. Januar 2025 nicht. Obwohl auch sie elektronisch erstellt, gesendet und empfangen werden können, sind sie lediglich digitale Abbildungen von Rechnungen und ermöglichen somit keine elektronische Weiterverarbeitung.

Unstrukturierte digitale Formate werden wie auch Rechnungen in Papierform laut Gesetz künftig als "sonstige Rechnungen" eingestuft und dürfen nach Ablauf der Übergangsfristen nur noch in Ausnahmefällen verwendet werden.

Welche Bedeutung hat die Aufbewahrungspflicht (GoBD) bei E-Rechnungen?

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt auch für e-Invoicing bestehen. Wie bisher müssen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) beachtet werden. Wichtig ist jedoch, dass die E-Rechnung im originalen, strukturierten elektronischen Datenformat gespeichert wird und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit beim Speichern erfüllt sind.

Welche Vorteile hat die elektronische Rechnungsstellung?

Die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung bietet zahlreiche Vorteile, die Unternehmen und Behörden dabei unterstützen, effizienter und kostengünstiger zu arbeiten. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

1. Automatisierung: Durch die digitale Übertragung und Verarbeitung der Rechnungsdaten können Unternehmen ihre Prozesse weiter automatisieren, z.B. durch automatische Verbuchung, Mahnwesen und Zahlungsabgleiche.
2. Kostenersparnis: Der Verzicht auf Papier, Druck, Porto und manuelle Bearbeitung führt zu einer erheblichen Reduzierung der Kosten bei der Rechnungsstellung.
3. Zeitersparnis: Elektronische Rechnungen lassen sich in Sekundenschnelle versenden und empfangen, was die Zeit bis zum Zahlungseingang verkürzt, da sie den Empfänger schneller erreichen.
4. Reduzierte Fehlerquote: Elektronische Rechnungen nutzen strukturierte Datenformate, die direkt in bestehende Systeme integriert werden können. Dadurch werden manuelle Eingabefehler weitgehend vermieden und der Aufwand für Korrekturen und Nachbearbeitungen erheblich reduziert.
5. Nachhaltigkeit: Der Wechsel zu digitalen Rechnungen verringert den Papierverbrauch und die damit verbundenen Umweltauswirkungen, wie z.B. die CO₂-Emissionen bei der Herstellung und dem Versand.
6. Verbesserte Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Die elektronische Rechnungsstellung bietet eine klarere Übersicht und erleichtert die Nachverfolgung von Zahlungen. Die Daten können einfacher archiviert und durchsucht werden, was den Überblick über den Rechnungsfluss deutlich vereinfacht.
7. Optimierte Compliance: Elektronische Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Vorgaben für Rechnungsstellung und Archivierung. Die strukturierte Datenübertragung gewährleistet, dass alle rechtlichen Anforderungen der Rechnung eingehalten werden.

Unternehmen sollten ihre internen Prozesse und IT-Systeme rechtzeitig anpassen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden und einen reibungslosen Übergang zur E-Rechnung sicherzustellen.

fiskaly unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Fiskalisierungsvorschriften und der Digitalisierung von Belegen.