Wie berei­tet man sich auf eine uner­war­te­te Kas­sen­nach­schau vor?

Dass eine Kas­sen­nach­schau nicht ange­kün­digt werden muss, bringt viele Unter­neh­mer ins Schwit­zen. Wir ver­ra­ten Ihnen alles, was Sie zum Thema wissen müssen und wie Sie sich vor­be­rei­ten können.

Simon Tragatschnig

Simon Tra­gatsch­nig

Unter­neh­mer, Finanz & Tech­nik-Exper­te

Bereits seit 1.Januar 2018 sind die Finanz­be­hör­den dazu ermäch­tigt, Kas­sen­nach­schau­en in Unter­neh­men durch­zu­füh­ren. Dabei wird die Ord­nungs­mä­ßig­keit der Kas­sen­füh­rung von der Finanz­po­li­zei über­prüft. Falls der Prüfer Unre­gel­mä­ßig­kei­ten bei Ihrer Regis­trier­kas­se fest­stellt, kann es zu Geld­stra­fen und sogar zu Außen­prü­fun­gen kommen. Wir erklä­ren Ihnen, was Sie alles für eine poten­zi­el­le Kas­sen­nach­schau vor­be­rei­ten müssen.

Wer ist von der Kas­sen­nach­schau betrof­fen?

Mit der Kas­sen­nach­schau muss jedes Unter­neh­men rech­nen, das eine elek­tro­ni­sche oder offene Kasse in Betrieb hat. Ins­be­son­de­re die bar­geld­in­ten­si­ven Bran­chen sind im Visier der Finanz­po­li­zei. Dazu gehö­ren:

  • Fri­seu­re
  • Gas­tro­no­mie­be­trie­be
  • Taxi­un­ter­neh­men
  • Tank­stel­len
  • Apo­the­ken
  • Bäcke­rei­en
  • und andere Geschäf­te, in denen meis­tens Bar­zah­lun­gen erfasst werden

Deutsch­land ist übri­gens eines der letz­ten Länder Euro­pas, die die soge­nann­te Fis­ka­li­sie­rung von Regis­trier­kas­sen ein­führt. In vielen ande­ren Län­dern sind ähn­li­che Rege­lun­gen bereits seit Jahren in Kraft. In Öster­reich ist eine ähn­li­che Sicher­heits­ver­ord­nung bereits im Jahr 2017 in Kraft getre­ten.

Wie genau läuft eine Kas­sen­nach­schau ab?

Zuerst müssen Sie wissen, dass die Kas­sen­nach­schau nicht mit einem Durch­su­chungs­be­fehl gleich­zu­set­zen ist. Die Finanz­po­li­zei hat die Erlaub­nis nur Ihr Kas­sen­sys­tem zu kon­trol­lie­ren. Wich­tig ist, dass Sie als Steu­er­pflich­ti­ger mit dem Ablauf einer Kas­sen­nach­schau vorab ver­traut sind. So können Sie alles ent­spre­chend vor­be­rei­ten.

Unser Tipp: Prüfen Sie schon jetzt, ob alle Daten voll­stän­dig und kor­rekt in Ihrer Regis­trier­kas­se erfasst werden!

So läuft der Prüf­pro­zess nor­ma­ler­wei­se ab:

  • Ein Prüfer kann jeder­zeit im Geschäft unan­ge­kün­digt in Zivil vorbei kommen. Die Prü­fung wird aller­dings nur auf dem Geschäfts­grund­stück des Steu­er­pflich­ti­gen wäh­rend der übli­chen Arbeits­zei­ten statt­fin­den. Das Betre­ten des Wohn­rau­mes kommt nur dann in Frage, wenn sich die öffent­li­che Sicher­heit und Ord­nung in drin­gen­der Gefahr befin­den würden. 

  • Der Prüfer wird sich mit einem Dienst­aus­weis aus­wei­sen. Erst danach kann er mit der Prü­fung des Kas­sen­sys­tems begin­nen.

  • Die Kas­sen­nach­schau kann auch in Abwe­sen­heit des Unter­neh­mers statt­fin­den. Das bedeu­tet, der Prüfer kann von Ihren Mit­ar­bei­ter ver­lan­gen, die Daten zur Ver­fü­gung zu stel­len. Ach­tung: Laut BMF kann dies nur von Mit­ar­bei­tern ver­langt werden, die über alle wesent­li­chen Zugriffs- und Benut­zungs­rech­te des Kas­sen­sys­tems des Steu­er­pflich­ti­gen ver­fü­gen. 

  • Dem Prüfer muss Zugriff zur Kasse gewährt werden. Der Amts­trä­ger wird die Abrech­nungs­sys­te­me und Auf­zeich­nun­gen deut­lich prüfen. Er darf auch die Unter­la­gen foto­gra­fie­ren oder scan­nen

Ände­run­gen im Zuge der Kas­sen­si­che­rungs­ver­ord­nung (Kas­sen­SichV)

Im Rahmen der Kas­sen­nach­schau wird künf­tig auch der ord­nungs­ge­mä­ße Ein­satz des elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­tems nach der Kas­sen­si­che­rungs­ver­ord­nung — § 146a Abs 1 AO — über­prüft. Diese Rege­lung tritt mit Ablauf des 31.Dezember 2019 in Kraft. Von da an sind Unter­neh­mer dazu ver­pflich­tet, über eine tech­ni­sche Sicher­heits­ein­rich­tung (TSE) zu ver­fü­gen.

Wenn Sie ein elek­tro­ni­sches Kas­sen­sys­tem ver­wen­den, ist der Prüfer befugt, die Über­mitt­lung der Auf­zeich­nun­gen und Buchun­gen von Kas­sen­ein­nah­men und Kas­sen­aus­ga­ben über eine ein­heit­li­che digi­ta­le Schnitt­stel­le zu ver­lan­gen. Die Daten­über­mitt­lung kann auch als Zur­ver­fü­gung­stel­lung auf einem maschi­nell aus­wert­ba­ren Daten­trä­ger ver­langt werden. Das gilt eben­falls erst nach dem 31. Dezem­ber 2019.

Vor­be­rei­tun­gen für die Kas­sen­nach­schau

Um für ein Kas­sen­nach­schau best­mög­lich gerüs­tet zu sein, können Sie sich schon vorab fol­gen­de Fragen stel­len und even­tu­el­le Schwach­stel­len aus­fin­dig machen:
  • Erfüllt Ihre Regis­trier­kas­se die tech­ni­sche Vor­aus­set­zun­gen? 
Prüfen Sie unver­züg­lich, ob Ihre Kasse den steu­er­li­chen Anfor­de­run­gen ent­spricht.
  • Sind in Ihrem Betrieb alle Geschäfts­fäl­le erfasst?
Sie soll­ten darauf achten, dass alle Mit­ar­bei­ter die gesetz­li­chen Maß­nah­men ein­hal­ten.
  • Ein­nah­men & Aus­ga­ben — findet man den Unter­schied in Ihrem Kas­sen­sys­tem?
Ihr Aus­zeich­nungs­sys­tem muss die Ein­nah­men und Aus­ga­ben in deut­lich unter­scheid­ba­ren Form aus­wei­sen.
  • Können die Auf­zeich­nun­gen in elek­tro­ni­scher Form über­mit­telt werden?
Sie müssen jeder­zeit die Über­mitt­lung Ihrer Daten dem Finanz­amt ermög­li­chen.
  • Sind die Ver­än­de­run­gen doku­men­tiert?
Falls eine Ver­än­de­rung in der Regis­trier­kas­se unver­meid­bar ist, muss diese nach­voll­zieh­bar sein

Sor­gen­freie Nach­schau

Mit einem opti­ma­len Kas­sen­sys­tem wird Ihnen die Kas­sen­nach­schau kein Kopf­zer­bre­chen berei­ten. Ins­be­son­de­re fol­gen­de Funk­tio­nen können Ihr Leben erleich­tern:
  • die Doku­men­te der Kasse können ein­fach und jeder­zeit zur Ver­fü­gung gestellt werden
  • das System ermög­licht die Über­ga­be der Daten in einem vom Finanz­amt akzep­tier­ten elek­tro­ni­schen Format.

Sie haben Fragen? Wir sind gerne für Sie da!